Antes de 2020, los rumanos no estaban del todo acostumbrados a trabajar desde casa. En cuanto al número de personas que trabajan a distancia, nuestro país ocupa el último lugar de la UE durante muchos años seguidos. Sin embargo, las cosas cambiaron con los primeros casos de Covid-19. Cuando fue posible, los empleados comenzaron a realizar actividades profesionales desde casa. En 2019, menos del 1% de los empleados trabajaba desde casa, mientras que el año pasado esta cifra aumentó al 20%.
Adaptarse a trabajar desde casa puede resultar difícil, especialmente porque cambia la forma de comunicarse. La falta de interacción directa con colegas, jefes y clientes puede dificultar el trabajo y, en algunos casos, el tiempo dedicado a resolver las tareas laborales puede aumentar significativamente. Por eso una buena comunicación es crucial cuando los empleados trabajan desde casa.
Incluso si ya no trabajas en la oficina, aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a mantener una comunicación permanente y efectiva con tu equipo:
Utilice las herramientas adecuadas
Si cuando la actividad se desarrolla en la oficina los empleados pueden comunicarse entre sí de forma rápida y sencilla, pasando de su espacio de trabajo al de la persona con la que quieren hablar, trabajar desde casa limita en cierta medida sus respuestas inmediatas. Por eso es importante establecer un sistema de trabajo, un horario y una forma rápida de comunicación. Herramientas como Outlook, Google Calendar, Google Drive, Gmail y Zoom son efectivas para planificar reuniones, tareas, plazos y reuniones de equipo. Es importante que, a nivel de empresa, se establezca el método de comunicación más eficaz y que cada empleado conozca cuál es la política de la empresa. Por otro lado, para una comunicación rápida se pueden utilizar aplicaciones de chat, a través de las cuales se pueden mantener discusiones tanto en grupo como individualmente. WhatsApp, Skype o Facebook Messenger son sólo algunas de las plataformas online que permiten una comunicación efectiva.
Al mismo tiempo, es vital que cada empleado cuente con las condiciones óptimas para el desempeño de la actividad, proporcionadas por el empleador, es decir, equipo de trabajo (computadora portátil, teléfono) y una buena conexión a Internet.
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No asumas que los demás entienden todo lo que les transmites
Los seres humanos no son buenos comunicadores por naturaleza. Esta es una habilidad que se aprende y la pandemia de coronavirus ha traído nuevos desafíos, incluida la comunicación remota. Nick Morgan, autor de Can You Hear Me?, afirma que cuando las personas se comunican virtualmente con los equipos con los que trabajan, el 90% de las veces tienen la impresión de que los demás entienden sus mensajes. La realidad es que sólo se comprende el 50% de la información que se transmite.
Muchas veces, los directivos o empleados consideran que las discusiones online son lo mismo que las presenciales. Sin embargo, se ha demostrado que este tipo de comunicación carece de empatía, conexión, emoción y retroalimentación. Un mensaje puede malinterpretarse cuando se envía por correo electrónico, por ejemplo. En una interacción cara a cara, las emociones, el lenguaje no verbal y la actitud pueden hacer que el mensaje se comprenda mejor. Por eso es importante que cuando haya que transmitir tareas importantes o cuando haya que explicar las normas para realizar una actividad, se utilicen plataformas de vídeo para que la interacción sea lo más parecida posible a la presencial y haya sin malentendidos. También puede resultar útil enviar un correo electrónico de seguimiento con un resumen de las explicaciones.
Establecer un horario de comunicación diario.
Establecer un horario de trabajo ayuda a identificar las prioridades para cada día. Rebecca Cafiero, estratega de branding y presentadora del podcast «Becoming You», cree que la coherencia en la actividad profesional genera certezas y, en tiempos de incertidumbre, es aún más importante establecer procesos mediante los cuales todos los involucrados estén en la misma onda.
Por lo tanto, las reuniones diarias, incluso si se llevan a cabo virtualmente, son cruciales para fortalecer las conexiones con colegas y socios comerciales. Al mismo tiempo, es importante que muestre interés por la vida personal de su colega al comienzo de cada reunión. Investigaciones recientes muestran que el aislamiento puede tener un impacto en la psique humana, provocando insomnio, tristeza, miedo excesivo, falta de interés en hacer las cosas, ataques de pánico y ansiedad. Para una buena comunicación, es fundamental que cada empleado sienta que las actividades que realiza en el trabajo son importantes y que el interés mostrado por los compañeros contribuye al pensamiento positivo. En tiempos de crisis, la empatía es crucial.
El trabajo remoto se ha convertido en una alternativa viable al trabajo de oficina, por lo que los buenos hábitos de comunicación son cruciales. Para ser más productivos, los empleados deben adaptar su trabajo al entorno doméstico, que a menudo es diferente al de la oficina: conexiones a Internet más ruidosas y débiles, niños alrededor, etc. Por eso a veces resulta útil crear nuevos métodos de comunicación basados en las preferencias de los empleados.
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